完璧主義で仕事をしてませんか？上手に仕事をする５つの方法をお教えします！
「仕事で完璧主義すぎて何事にも時間がかかりすぎて疲弊しているので、もっと効率よく仕事がしたい。」
こんにちは三代目ナポリタンです。
今回、「完璧主義を捨て上手に仕事をする方法」を解説します。
仕事ですべてを完璧したい。しかし、時間がかかりすぎて毎日残業しているので疲れている。どうしたらもっと効率よく仕事ができるだろう。
結論から言いますと、スキマ時間に効率よく仕事をすることをおすすめします。空き時間は意外に多くあるので、そこを上手く使いましょう。
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完璧主義で仕事をしてませんか？
仕事を全力でやるのは当然ですが、ずべてを100％の成果をださなければいけないと考えていませんか？
メールや会議も時間をかけて完璧なものにするとか、そうしていると疲弊してきて仕事をするのが嫌になりますよね？
そうならないために、完璧主義から力を抜いて仕事をする方法を解説いたします。
制限を設けてがんばる
完璧主義の人は、がんばり屋ですべてに全力投球しますが、長時間働く割に生産性が低い傾向があります。しかし、上手に力を抜く人は、一気に集中して短時間で済ませようとします。
単位時間あたりの集中力が低い人と高い人では、生産性がまったく違います。
たとえば、サッカー選手の練習時間は平均２時間と言われています。練習のしすぎは逆にカラダによくないので、２時間に集中して行われているそうです。
残って練習なんて論外です。
日本のビジネスマンはとくにこの居残り型が多いように思います。いわゆる残業ですね。時間あたりの集中力が低いため生産性が悪いです。
ですので、時間を設けて２時間なら「その時間内に何がなんでも終わらせる」と集中して仕事をする。そうすることで時間内に仕事を終わらせることができ、生産性があがります。
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スピードが速い
「完璧主義の人は、丁寧すぎてスピードが遅いです。」
「逆に力を抜く人は、多少粗いけどスピードが速いです。」
たとえば、完璧主義の人はメールを送るのも丁寧に書かなければいけないと
思いスピードが遅くなりがちです。
しかし、力を抜く人はメールにそんな時間をかけていません。すぐ１〜２分で送ります。
文章が粗くなりがちですが、返信のスピードが速いので相手側からみたら嬉しいと思います。
レスポンスが良いのがビジネスでは評価が高いですからね。
速いと遅いでは期待値が変わる
さきほど書いたように、完璧主義の人は、丁寧に仕上げて提出しようとします。
これ自体が悪いわけではありませんが、スピード対応したほうが喜ばれることもあります。
たとえば、会議は10分で終える、お礼状はすぐにファックスをするなど、ひとつの作業にかける時間は短くても、粗くても「速いこと」で大きな満足を得ることができます。
逆に１週間たってからお礼状を送っても「もう少し速く出せないの？」って不満に思われます。
ギリギリ効果を活用する
ギリギリ効果とは
自分を追い込めば、その時間の範囲内で工夫をして仕事を終えることができるということ。
時間が限られて理想的な手順を踏めなくなると、もっとも効率的なルートを再構築しなければなりません。
このときに、仕事のやり方を見直す強制力が働きます。
結果、必要な作業とやらなくてもいい作業を区分けする思考力が鍛えられます。
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メールの活用ルールがある
会社で扱うメールの量は膨大ですよね？
それを１日に何回もチェックしたりすると、それだけに時間を取られて他の仕事が回らなくなってしまいます。
そのために、メール活用のルールを設けることをおすすめします。
・朝９時
・昼13時
・夕方17時
この３回だけに制限します。
メールの送受信を制限すると文面にも変化が現れますし
余計な言葉がなく、非常にさっぱりしている文面になります。
最重要な仕事に時間を使う
上手に力を抜く人は、最重要の仕事を済ませるために時間を使います。
メールに時間を使うより、実際に会いに行ったり、新しい提案を考えたりする時間を捻出しようとするのです。
メールに振り回されている人の特徴
・メールを常にチェックしている
・メールで何回もやりとりをしている
・文面が毎回丁寧で１通あたりの送信にかける時間が長い
この３つのために、メールの送受信にかかる時間がかかり過ぎて。他の業務を圧迫しているのです。
メールはビジネスにおいて必須のツールですが
振り回されるか、上手に使いこなすかで仕事の効率はバツグンに変わってきます。
スキマ時間で細切れで仕事をする
残業が少なくて、効率よく仕事をしている人はスキマ時間を有効活用しています。
たとえば、
・顧客A社へアポ電話
・上司への商談報告
・メールの送信
・日報の作成
この中でスキマ時間にできるのは、「メールの送信」と「顧客への電話」ですね。
オフィスにいなくても、戻ってから「日報の作成」、「上司の商談報告」をするなど、全部を一度にやろうとするのではなく、細切れにしてスキマ時間を上手くつかいながら仕事をすれば残業をせずに定時内に仕事を終わらせることができます。
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まとめ
今回、いかがでしたか？
スキマ時間を有効に使うことで、上手に仕事をすることができます。
重要な仕事に時間を割り当てるようにして、メールとか電話はなるべくはしないことをおすすめします。理由としては無駄だからです。
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